Firme vrlo retko shvataju važnost uvođenja sistema za upravljanje dokumentacijom, i smatraju takve sisteme nepotrebnim troškom.

U praksi, DMS sistemi su se pokazali kao jedna od najboljih investicija za firme, posebno ako se radi o firmama srednje veličine, ali i manjim firmama.

DMS je sistem za upravljanje dokumentima koji vodi određene procese nad dokumentima a u svrhu njihove organizacije. Tako i sam DMS možemo pronaći pod različitim nazivima i oblicima primene:

• Sistem za upravljanje dokumentima (dokumentacijom).
• Arhiva dokumenata.
• Document flow (tok dokumenata, Workflow).
• Upravljanje znanjem.

Osnovni deo digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnih dokumenata u datoteke na računaru. Jednom na računaru, a time i u mreži računara, ti dokumenti su dostupni bez većeg truda u sekundi. Hiljade organizacija u svetu svakodnevno koriste sisteme za upravljanje dokumentacijom umesto papirnih arhiva. Razlog za tu promenu je jednostavan:

• Sprečava gubitak podataka.
• Smanjuje potrebu za prostorom.
• Olakšava upravljanje dokumentima.
• Brzo pronalaženje dokumenata.
• Dokumenti su centralno dostupni.

Dokumenti se skeniraju ili se učitavaju elektronski dokumenti. Sistem arhivira te datoteke na disk ili sistem diskova, a korisnik tada indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se pretraga koja je ugrađena u sistem.  Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima zavisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodelio administrator.

Kompletan DMS sastoji se od pet najbitnijih elemenata:

• Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje.
• Arhiviranje: Sistem za arhiviranje osigurava dokumente od gubitka, a takođe se može nadograđivati dodatnim kapacitetom.
• Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup.
• Pronalaženje: Sistem vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brzo pronalaženje pomoću indeksa.
• Pristup: Dokumenti moraju biti dostupni onima kojima su potrebni, a pristup ograničen na autorizovane korisnike. Dobar sistem omogućava pristup bilo s radnog mesta, bilo preko interneta.

Navešćemo nekoliko zanimljivih statističkih podataka iz američkog istraživanja (Cooper’s and Lybrand):

• Kancelarijski dokumenti čine više od 80% znanja organizacije (dopisi, ugovori, nacrti…).
• 90% dokumenata prolazi kroz organizaciju kroz više ruku nego što je potrebno, što usporava poslovanje te predstavlja dodatne rizike (neovlašćen pristup dokumentima…).
• Dokument se u proseku kopira 19 puta u svom životnom ciklusu.
• Unos i zavođenje dokumenta u proseku košta 20$.
• Pronalaženje izgubljenih dokumenata u proseku košta 120$.
• Zamena izgubljenih dokumenata u proseku košta 220$.
• 7,5% svih dokumenata se izgubi.
• 3% dokumenata se pogrešno zavede.
• Do 50% vremena zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom se potroši na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija.
• Obim dokumentacije se svake godine povećava za 22%