Evo i odgovora na najčešća pitanja:

Šta je DMS?

Sistemom za upravljanje dokumentima možemo nazvati svaki sistem koji vodi određene procese nad dokumentima a u svrhu njihove organizacije. Tako i sam DMS možemo pronaći pod različitim nazivima i oblicima primene:

- Sistem za upravljanje dokumentima (dokumentacijom).
- Arhiva dokumenata.
- Document flow (tok dokumenata, Workflow).
- Upravljanje znanjem.

Osnovni deo digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnih dokumenata u datoteke na računaru. Jednom na računaru, a time i u mreži računara, ti dokumenti su dostupni bez većeg truda u sekundi. Hiljade organizacija u svetu svakodnevno koriste sisteme za upravljanje dokumentacijom umesto papirnih arhiva. Razlog za tu promenu je jednostavan:

- Sprečava gubitak podataka.
- Smanjuje potrebu za prostorom.
- Olakšava upravljanje dokumentima.
- Brzo pronalaženje dokumenata.
- Dokumenti su centralno dostupni.

Dokumenti se skeniraju ili se učitavaju elektronski dokumenti. Sistem arhivira te datoteke na disk ili sistem diskova, a korisnik tada indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se pretraga koja je ugrađena u sistem.  Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima zavisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodelio administrator. Kompletan DMS sastoji se od pet najbitnijih elemenata:

- Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje.
- Arhiviranje: Sistem za arhiviranje osigurava dokumente od gubitka, a takođe se može nadograđivati dodatnim kapacitetom.
- Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup.
- Pronalaženje: Sistem vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brzo pronalaženje pomoću indeksa.
- Pristup: Dokumenti moraju biti dostupni onima kojima su potrebni, a pristup ograničen na autorizovane korisnike. Dobar sistem omogućava pristup bilo s radnog mesta, bilo preko interneta.

Koji operativni sistemi su podržani?

Server: Windows server (2003, 2008)
Klijent: Windows XP, Windows Vista, Windows 7

Koje baze podataka su podržane?

Microsoft SQL server full ili Express edition, Oracle

Koji formati dokumenata se koriste u sistemu?

Crno-beli dokumenti se čuvaju u TIF formatu, a dokumenti u boji u JPG (kompresija s gubitkom) ili PNG (bez gubitaka). Ukoliko u sistemu već postoje elektronski dokumenti, oni ostaju u istom formatu. Sistem može prikazati gotovo sve formate slika, a svi ostali otvaraju se proizvoljnom spoljnom aplikacijom.

Šta je COLD (computer output on laser disc)?

Naziv ove tehnologije ne dočarava stvarnu primenu. Iskorištavaju se podaci koje razne aplikacije ili sistemi generišu kao veliku, (uglavnom) slabo struktuiranu tekstualnu datoteku. Ti podaci se čuvaju u bazi podataka kao tekstualni zapisi, a kad se učitaju, prikazuju se na određenoj podlozi te se time dobija obrazac identičan onome koji ima korisnik, bez potrebe za čuvanjem velike količine slikovnih podloga.

Na koji način je osigurana sigurnost podataka?

Ovaj sistem sigurnost postiže enkripcijom dokumenata, digitalnim potpisom i sistemom autorizacije korisnika. Autorizacija je uključena u sve verzije dok se enkripcija i digitalni potpis nalaze u posebnim, opcionalnim modulima.

Kako se vrše promene na dokumentima?

Sistem omogućuje menjanje dokumenata korisnicima kojima su takva prava dodeljena. Korisnik odjavljuje dokument lokalno, a nakon završetka obrade vraća ga na server. Stare verzije ostaju u sistemu i mogu se pregledati ili vratiti kao aktualne. Audit opcija omogućava praćenje svih promena na dokumentu, bilo promene na samom dokumentu, strukturi ili opisu.

Šta je OCR ?

OCR (Optical Character Recognition) je informaciona tehnologija koja omogućava pretvaranje skeniranih papirnih dokumenata, PDF dokumenata i slika dokumenata snimljenih pomoću digitalnog fotoaparata, u formate koji se mogu obrađivati. OCR je posebno potreban kad je potrebno napraviti neke korekcije na papirnom dokumentu, na primer na tekstu ugovora, članku iz časopisa ili letka, ili za upotrebu dela teksta prilikom kreiranja drugog dokumenta. Upotrebom skenera bez pomoći OCR-a, papirni dokumenti mogu biti pretvoreni u elektronski oblik kao digitalne slike. Ipak, dobijanje slike dokumenta ne pomaže u rešavanju problema obrade dokumenta ili skladištenja u arhivu koja se može pretraživati. Jedini način da se to učini je prepisivanje dokumenta i stvaranje identičnog izgleda dokumenta, a to se može učiniti ili ručno ili uz pomoć OCR-a. OCR raspoznaje sliku originalnog dokumenta i izrađuje elektronsku kopiju koja se može obrađivati zadržavajući izgled dokumenta, pa omogućava full-text pretragu kroz dokument. Ta elektronska kopija može se uređivati i spremiti u potreban format kao što su MS Word, MS Excel, HTML, PDF, TXT itd.

Kako funkcioniše full text pretraživanje?

Full text pretraživanje odnosi se na pretraživanje dokumenata po sadržaju. Kao rezultat pretraživanja pojavljuju se svi dokumenti koji u sadržaju datoteka imaju traženu reč ili izraz. Kad se dokument otvori, datoteke koje sadrže traženu reč ili izraz označene su zelenom bojom. Kod pretraživanja je moguće koristiti i logičke operatore AND, OR i NOT, takođe i navodnike za traženje konkretnog izraza.

Full text pretraživanje uz aktuelnu verziju pretražuje i sve arhivirane verzije dokumenata, dakle iako je traženi izraz jednom prilikom obrisan iz dokumenta, svejedno će se pojaviti u rezultatima pretraživanja, budući da sve verzije dokumenta ostaju u sistemu.

Šta je PDF/A?

PDF/A je standard za dugoročno arhiviranje elektronskih dokumenata određen normom ISO 19005.

Šta je Impersonacija?

Impersonacija je funkcionalnost koja omogućuje da u sistemu obavite radnje u ime drugog korisnika sistema kojem je sistem trenutno nedostupan (npr. nalazi se na godišnjem odmoru). Tada se možete impersonirati i preko njegovog korisničkog naloga obaviti njegove zadatke umesto njega. Naravno, sistem beleži da ste njegove zadatke obavili vi, u tuđe ime.

Šta je dokument?

Kada u kontekstu informacionog sistema govorimo o dokumentu, pod tim izrazom podrazumevamo datoteku ili niz logički povezanih datoteka koje su arhivirane pod zajedničkim opisom. Zavisno od potreba korisnika, opis tj. opisna polja mogu se proizvoljno definisati kako bi se dokument mogao što preciznije opisati i kasnije lakše pronaći.

Gde se čuvaju datoteke?

Datoteke kojima se pristupa kroz sistem zapravo su arhivirane na serveru, a u bazi podataka nalaze se samo metapodaci (tj. sadržaj opisnih polja) koji zauzimaju jako malo prostora. Stoga se baza puni jako sporo čak i kod velike količine dokumenata.

Koji je način licenciranja?

Osim redovnih, named korisnika s punim pravima, postoje i read only korisnici koji nisu ovlašćeni za rad na dokumentima u sistemu, već ih mogu samo čitati. Read only licenca je besplatna, a broj read only korisnika je neograničen.