InARCHIVE je programsko rešenje za sve vrste organizacija (preduzeća, javne ustanove) kojima je potrebno efikasno rešenje za skladištenje i pristup do velike količine dokumenata.

Masovna obrada

Ovo se programsko rešenje odlikuje posebnim modulima za masovan prijem dokumenata, čime je omogućeno automatsko arhiviranje već skeniranih ili  postojećih dokumenata.

Uz prijem moguća je i distribucija arhiviranih dokumenata na spoljašnje medije (DVD, CD, …) za njihovo korišćenje offline.

Omogućeno je definisanje različitih vrsta dokumenata tj. tipova arhiva sa proizvoljnim brojem i vrstom opisnih polja (numerička, tekstualna, datumska…).

Grupe i korisnici

Svaka organizacijska jedinica podeljena je na radne grupe, a grupa na korisnike i njihove funkcije. Na osnovu predefinisanih pravila, korisnicima se dodeljuju njihova prava u radu sa sistemom i dokumentima skladištenim u sistemu.

U elektronski oblikovanom svetu, sigurnost podataka i zaštita od neautorizovanih pristupa, i sigurna upotreba dokumenata autorizovanog korisnika, postaje svakodnevno sve važnija.

Uz standardni  nivo sigurnosti, InArchive rešenje omogućava i dodatnu zaštitu sačuvanih dokumenata uz mogućnost provere izvornosti i verzija dokumenata.

Ažurnost dokumentacije

Dokumenti koji se nalaze u klasičnim arhivima, podložni su nekontrolisanim promenama, koje mogu uzrokovati velike štete organizaciji koja ih koristi. Programsko rešenje InArchive kontroliše svaki pristup i beleži svaku promenu dokumenta.

Korisnik koji želi menjati postojeći dokument moraće ga “odjaviti” tj. rezervisati za obradu. Od trenutka odjave pa do trenutka ponovne prijave, ostalim korisnicima dotični dokument biće samo vidljiv, uz obaveštenje da neće moći vršiti promene.

Na ovaj način izbegava se istovremena izmena dokumenta, te stvaranja neažurne dokumentacije.

Istorija stvaranja i obrade dokumenta vidljiva je iz osobina svakog dokumenta koji se nalazi u sistemu. Sistem beleži svaku promenu izvršenu nad dokumentom. Na taj način dobija se pregled svih verzija dokumenta, od njegovog stvaranja do aktuelnog stanja.

Pregled najvažnijih funkcionalnosti:

• Serverska komponenta za sigurno skladištenje podataka.
• Definisanje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja.
• Upravljanje korisnicima i pravima pristupa.
• Napredno pretraživanje.
• Full tekst pretraživanje.
• Slanje poruka.
• Eksportovanje podataka na druge medije.
• Workflow – tok dokumenata i zadataka.
• Web pristup.