inDMS je programsko rešenje namenjeno upravljanju znanjem i dokumentima u upravnim, uslužnim i proizvodnim organizacijama svih veličina i potreba.

inDMS sistem nudi rešenje za upravljanje dokumentima i znanjem u raznim granama poslovanja kao npr.: proizvodnja, bankarstvo, uslužne i javne delatnosti…

inDMS programsko rešenje omogućuje automatizaciju poslovnih procesa, koji su bazirani na nestruktuiranim informacijama. Za vreme ručne obrade, ovi procesi bili su kritična tačka sveukupnog poslovnog procesa. Automatizacija uključuje kategorizaciju, povezivanje, personalizaciju i zaštitu informacija.

Tok dokumenata

Automatizacija poslovnih procesa

Tok procesa usmeren na dokumente predstavlja alat za protok dokumenata kroz procese obrade i/ili cikluse odobravanja u organizaciji. Njegov cilj je stvaranje optimalne putanje dokumenta uz potpunu kontrolu obrade, vremena, korisnika i svih drugih faktora koji neposredno utiču na proces obrade te automatizacija poslovnih procesa.

Modul toka dokumenata omogućuje grafičko oblikovanje željenih radnih procesa.

Grupe i korisnici

Svaka organizacijska jedinica podeljena je na radne grupe, a grupa na korisnike i njihove funkcije. Na osnovu predefinisanih pravila, korisnicima se dodeljuju njihova prava u radu sa sistemom i dokumentima skladišteno u sistemu.

U elektronsko oblikovanom svetu, sigurnost podataka i zaštita od neautorizovanih pristupa, te  sigurna  upotreba dokumenata autorizovanog korisnika, postaje svakodnevno sve važnija.

Uz standardni nivo sigurnosti, inDMS rešenje omogućava i dodatnu zaštitu sačuvanih dokumenata uz mogućnost provere izvornosti i verzija dokumenata.

Ažurnost dokumentacije

Dokumenti koji se nalaze u klasičnim arhivama, podložni su nekontrolisanim promenama, koje mogu uzrokovati velike štete organizaciji koja ih koristi. Programsko rešenje inDMS kontroliše svaki pristup i beleži svaku promenu dokumenta.

Korisnik koji želi menjati postojeći dokument moraće ga “odjaviti” tj. rezervisati za obradu. Od trenutka odjave pa do trenutka ponovne prijave, ostalim korisnicima dotični dokument biće samo vidljiv, uz obaveštenje da neće moći vršiti promene.

Na ovaj način izbegava se istovremena izmena dokumenta te stvaranja neažurne dokumentacije.

Istorija stvaranja i obrade dokumenta vidljiva je iz osobina svakog dokumenta koji se nalazi u sistemu.

Sistem beleži svaku promenu izvršenu nad dokumentom. Na taj način dobija se pregled svih verzija dokumenta, od njegovog stvaranja do aktuelnog stanja. Svaka od prethodnih verzija dostupna je autorizovanom korisniku za pregled i eventualne izmene:

- objektno orijentisan sistem skladištenja omogućava sigurnost verzija dokumenta od samog početka rada – bez uticaja na original.

- sve promene na dokumentu su sačuvane s novim statusom revizije, pa je pretraga istorije dokumenta osigurana.

- integrisano osiguranje kvaliteta omogućava proveru pravilnog skladištenja dokumenata. Ovom opcijom administrator sistema dobija koristan alat za detekciju grešaka, izveštavanje i praćenje rada korisnika.

Radni zadaci i poruke

Čest problem upravljanja dokumentacijom javlja se u obliku kašnjenja izvršavanja zadataka nad dokumentom. inDMS sistem omogućava predefinisanje radnih zadataka koje je potrebno izvršiti, i rokove za njihovo izvršenje. Nepoštovanjem rokova alarmiraju se korisnici kojima sistem šalje poruku o kašnjenju, te im time pomaže pri izvršavanju zadataka.

Dokumenti sa prekoračenim rokom biće označeni crvenim u svim listama, a na početnoj stranici sistem obaveštava korisnika o broju dokumenata koji kasne.

Pregled najvažnijih funkcionalnosti:

• Serverska komponenta za sigurno spremanje podataka.
• Definisanje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja.
• Definisanje proizvoljnih tipova predmeta i opisnih polja.
• Napredne funkcije opisnih polja (kategorije, ključne reči).
• Upravljanje korisnicima i pravima pristupa.
• Interno slanje poruka.
• Praćenje verzija, statusa i istorije dokumenata.
• Pregled događaja.
• Napredni izveštaji.
• Zadaci.
• Workflow – tok dokumenata i zadataka.
• Web pristup.
• Digitalni potpis.
• Vođenje ISO dokumentacije.