inGDMS je programsko rešenje namenjeno upravljanju znanjem i dokumentima u telima državne ili lokalne uprave i samouprave.

Kancelarijsko poslovanje

Problem svih savremenih organizacijskih sistema, od preduzeća do državne uprave, je prikupljanje, pretraživanje, obrada, skladištenje i dostavljanje korisnicima velikih količina različitih informacija.

inGDMS sistem za upravljanje dokumentacijom poštuje glavna načela o kancelarijskom poslovanju kod upravnih organa uz racionalizaciju administracije poslovanja. Osnovni procesi koje sistem obuhvata su:

- ulaz papirnih dokumenata u sistem (digitalizacija),
- arhivirani zapisnik,
- upravljanje tokom dokumentacije,
- arhiviranje, pretraživanje i dohvat predmeta,
- slanje i primanje poruka,
- dodeljivanje i praćenje zadataka.

Svaki dokument koji uđe u sistem za upravljanje dokumentacijom ne ulazi u arhivirani zapisnik, ali svaki dokument koji uđe u arhivirani zapisnik ulazi u sistem za upravljanje dokumentacijom.

Tok dokumenata

Tok procesa usmeren na dokumente predstavlja alat za protok dokumenata kroz procese obrade i/ili cikluse odobravanja u organizaciji. Njegov cilj je stvaranje optimalne putanje dokumenta uz potpunu kontrolu obrade, vremena, korisnika i svih drugih faktora koji neposredno utiču na proces obrade.

Modul toka dokumenata omogućuje grafičko oblikovanje željenih radnih procesa. Svaki korisnik, koji ima prava pristupa, može doznačiti svaki dokument u kreirani proces. Istog trenutka, taj dokument postaje deo procesa i prosleđen je u ulaznu korpu nekog saradnika na dalju obradu.

Proces se ponavlja sve do zaključenja predmeta, odnosno sve dok se proces ne završi.

Jednostavnost rada

Za korisnika je važna preglednost i jednostavnost pristupa svim funkcijama sistema. Već nakon same prijave, korisnik ima uvid u pristigle predmete, poruke ili zadatke. Tako je izbegnuto pretraživanje, a time i gubitak vremena.

Nakon obrade predmeta, korisnik će ga proslediti dalje, a može i obavestiti drugog korisnika, na primer o zadatku koji je potrebno izvršiti.

Svaki korisnik može u svakom trenutku pretraživati predmete, spise iz predmeta. Za svaki predmet može saznati njegovu putanju i sve revizije koje postoje.

Ukoliko mu to prava dozvoljavaju, može raditi i izveštaje koji su bazirani na predmetima, porukama i korisnicima. To znači da su evidentirane sve akcije u sistemu i u svakom je trenutku moguć uvid u bilo koju od njih.

Internet pristup

Uz klasičan način rada, korisnicima je omogućen i pristup preko web pretraživača. Taj pristup vredi kako za korisnike unutar sistema, tako i za spoljne korisnike koji mogu imati uvid u status svog predmeta, bez fizičkog prisustva u prostorijama jedinice lokalne uprave.

Cilj uvođenja ovakvog rešenja nije samo smanjenje troškova, već prvenstveno povećanje efikakasnosti različitih poslovnih procesa. Povećanje efikasnosti može se postići na gotovo svim nivoima organizacije i prikazati kao potencijal za čisti prihod. Oslobađa se više vremena za važnije poslove!

Pregled najvažnijih funkcionalnosti:

• Serverska komponenta za sigurno arhiviranje podataka.
• Arhivirani zapisnik.
• Specifičnosti za upravu (sednice, ispostave, knjige…).
• Definisanje proizvoljnih tipova dokumenata i opisnih polja.
• Definisanje proizvoljnih tipova predmeta i opisnih polja.
• Napredne funkcije opisnih polja (kategorije, ključne reči).
• Upravljanje korisnicima i pravima pristupa.
• Interno slanje poruka.
• Praćenje verzija, statusa i istorije dokumenata.
• Pregled događaja.
• Napredni izveštaji.
• Zadaci.
• Workflow – tok dokumenata i zadataka.
• Web pristup.
• Digitalni potpis.
• Vođenje ISO dokumentacije.